POLITYKA PRYWATNOŚCI
Van Koth - serwis do tworzenia personalizowanych portretów zwierząt
Data wejścia w życie: 30 sierpnia 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez SWEEP LABS Marcin Bernad w związku z korzystaniem z serwisu Van Koth, w tym kreatora portretów zwierząt, generowania podglądów oraz składania zamówień na produkty fizyczne i pliki cyfrowe.
Treść oparto na założeniach produktu i dokumentacji technicznej Van Koth. Polityka jest stosowana zgodnie ze stanem uruchomionych integracji, mechanizmem zarządzania zgodami oraz aktualnymi umowami z dostawcami.
§ 1. Informacje ogólne
- Polityka ma zastosowanie do serwisu internetowego Van Koth dostępnego pod domeną vankoth.pl (dalej: „Serwis”), jego podstron, kreatora portretów, formularzy, konta użytkownika, procesu zamówienia oraz komunikacji związanej z korzystaniem z Serwisu.
- Serwis umożliwia w szczególności wybór stylu, przesłanie zdjęcia zwierzęcia, przygotowanie wygenerowanego podglądu oraz zakup wybranych produktów lub plików cyfrowych.
- Polityka uwzględnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 12–14 RODO oraz zasady dotyczące plików cookies i podobnych technologii. Tekst RODO jest dostępny w serwisie EUR-Lex: Rozporządzenie 2016/679 (RODO)
- W zakresie technologii przechowujących lub uzyskujących dostęp do informacji w urządzeniu użytkownika uwzględnia się art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Aktualny tekst ustawy jest dostępny w serwisie ELI: Prawo komunikacji elektronicznej
§ 2. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest SWEEP LABS Marcin Bernad, ul. Stefana Jaracza 3/7, 50-305 Wrocław, NIP 7722321852 (dalej: „Administrator”).
- Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących prywatności, realizacji praw lub ochrony danych jest możliwy pod adresem: kontakt@vankoth.pl.
- Korespondencję można kierować także na adres siedziby wskazany w ust. 1.
- Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
§ 3. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od tego, z jakiej funkcji Serwisu korzystasz. Nie wszystkie kategorie dotyczą każdej osoby.
| Kategoria | Przykładowe dane i źródło |
|---|---|
| Dane identyfikacyjne i kontaktowe | Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane podane w formularzu lub checkoutcie. |
| Dane zamówienia i dostawy | Wybrane produkty, warianty, adres dostawy, dane odbiorcy, sposób dostawy, status płatności i identyfikatory transakcji. |
| Dane do faktury | Typ nabywcy, nazwa, NIP oraz adres rozliczeniowy, jeżeli użytkownik żąda faktury lub podaje dane firmowe. |
| Dane płatnicze | Informacje o płatności i jej statusie. Dane karty są obsługiwane przez operatora płatności; Administrator nie powinien przechowywać pełnego numeru karty ani kodu bezpieczeństwa. |
| Sesja i dostęp | Hash tokenu sesji, czas utworzenia i ostatniej aktywności, język, rotowany hash adresu IP, hash wybranych parametrów technicznych oraz tokeny dostępu do projektu. |
| Zdjęcia i materiały użytkownika | Przesłane zdjęcie źródłowe zwierzęcia, wynik generowania, podgląd, plik końcowy, wybrany styl, ustawienia i krótkie notatki przekazane w procesie tworzenia. |
| Zgody i oświadczenia | Akceptacja regulaminu, wersja dokumentu, czas akceptacji, zgoda marketingowa, zgoda analityczna oraz odrębna zgoda na portfolio - jeżeli dana funkcja jest aktywna. |
| Dane techniczne i aktywność | Adres IP przekształcony do rotowanego hasha, przeglądarka, system operacyjny, urządzenie, cookies, odwiedzane podstrony i zdarzenia aktywności, zgodnie z ustawieniami zgód. |
| Kontakt i obsługa spraw | Treść zapytania, reklamacji, zwrotu lub innej wiadomości oraz dane potrzebne do obsługi tej sprawy. |
Dane otrzymujemy co do zasady bezpośrednio od użytkownika. Jeżeli w konkretnym procesie dane nie są podane bezpośrednio przez użytkownika, mogą pochodzić od operatora płatności, operatora dostawy, partnera produkcyjnego lub osoby, która zainicjowała dostęp do konkretnego projektu - wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania danego procesu.
Serwis nie jest przeznaczony do celowego zbierania szczególnych kategorii danych osobowych. Zdjęcia mogą jednak incydentalnie zawierać wizerunek osoby lub inne informacje, za których przekazanie Administratorowi użytkownik powinien posiadać odpowiednią podstawę.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Zakres |
|---|---|---|
| Utworzenie i obsługa sesji lub konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie bezpieczeństwa także lit. f | Sesja, dostęp do projektu, obsługa konta i zapisy techniczne potrzebne do działania Serwisu. |
| Przygotowanie portretu i podglądu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Zdjęcie źródłowe, wybór stylu, ustawienia, wynik generowania i udostępnienie podglądu. |
| Przyjęcie i realizacja zamówienia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Dane kontaktowe, dane zamówienia, dostawy, płatności i komunikacja transakcyjna. |
| Rozliczenia i obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Dokumentacja sprzedaży, faktury, dane wymagane przepisami podatkowymi i księgowymi. |
| Obsługa pytań, reklamacji i zwrotów | art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO | Dane potrzebne do odpowiedzi, rozpatrzenia sprawy i obrony przed roszczeniami. |
| Bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i roszczenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Hash IP, dane sesji, zdarzenia bezpieczeństwa, audyt i dokumentacja niezbędna do ochrony Serwisu. |
| Marketing bezpośredni | zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymagane zgody komunikacyjne | Newsletter, oferty i przypomnienia o niedokończonym zamówieniu, jeżeli użytkownik zaznaczy odrębną zgodę. |
| Analityka i pomiar skuteczności | zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Statystyka korzystania z Serwisu i pomiar lejka po uzyskaniu zgody na technologie niekonieczne. |
| Portfolio i materiały promocyjne | odrębna zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Wyłącznie wygenerowany portret, podgląd lub plik końcowy, bez zdjęcia źródłowego i danych identyfikujących klienta. |
Zgoda marketingowa, zgoda analityczna i zgoda na portfolio są odrębnymi decyzjami. Brak zgody lub jej wycofanie nie wpływa na możliwość skorzystania z funkcji, dla których zgoda nie jest podstawą prawną.
W przypadku komunikacji elektronicznej zgoda marketingowa powinna być zebrana przed rozpoczęciem komunikacji, zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi informacji handlowej.
§ 5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do wykonania określonej czynności. Zakres wymaganych danych zależy od funkcji, z której korzystasz.
| Dane / decyzja | Czy wymagane? | Konsekwencja braku |
|---|---|---|
| Adres e-mail | Tak dla zamówienia, linku projektu lub obsługi konta | Brak możliwości wykonania danej czynności lub wysłania komunikatu. |
| Imię, telefon i adres dostawy | Tak przy produkcie fizycznym, w zakresie wymaganym do dostawy | Brak możliwości realizacji dostawy produktu fizycznego. |
| Dane do faktury | Tylko gdy użytkownik żąda faktury lub podaje dane firmowe | Brak możliwości wystawienia dokumentu z niepodanymi danymi. |
| Zgoda marketingowa | Nie | Brak newslettera, ofert i przypomnień objętych tą zgodą. |
| Zgoda analityczna | Nie | Serwis działa bez opcjonalnej analityki i pomiaru opartego na tej zgodzie. |
| Zgoda na portfolio | Nie | Wygenerowany materiał nie jest używany w portfolio na podstawie tej nieudzielonej zgody. |
§ 6. Odbiorcy danych i dostawcy usług
Administrator korzysta z usług podmiotów wspierających działanie Serwisu. Dostawca może otrzymać wyłącznie zakres danych potrzebny do realizacji swojej funkcji, na podstawie odpowiedniej umowy lub innej właściwej podstawy.
| Dostawca / grupa | Funkcja |
|---|---|
| Google Ireland Limited (Irlandia) | Google Analytics 4 i Google Ads: analityka, pomiar kampanii i konwersji po zgodzie. |
| Meta Platforms Ireland Limited (Irlandia) | Facebook i Instagram Ads: pomiar kampanii, konwersji i odbiorców po zgodzie. |
| TikTok Technology Limited (Irlandia) | TikTok Ads i pomiar kampanii po zgodzie. |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia) | Microsoft Clarity: analiza korzystania z interfejsu po zgodzie. |
| Hotjar Limited (Malta) | Hotjar: analiza korzystania z interfejsu po zgodzie. |
| PostHog Inc. (PostHog Cloud EU, Frankfurt) | PostHog EU: analityka aktywności i produktu po zgodzie. |
| Trustpilot A/S (Dania) | Obsługa próśb o opinię i publikacja opinii. |
| Fakturownia sp. z o.o. (Polska) | Obsługa danych potrzebnych do faktur i dokumentacji księgowej. |
| Firma kurierska | Dostawa produktu fizycznego. |
| Operator płatności | Pobranie płatności, przekazanie statusu transakcji i obsługa elementów płatniczych. |
| Dostawca hostingu i infrastruktury | Uruchomienie Serwisu i prywatne przechowywanie plików. |
| Dostawca usługi tworzenia portretów | Wygenerowanie portretu na podstawie zdjęcia źródłowego i wybranego stylu. |
| Partner realizujący zamówienie | Wykonanie produktu fizycznego zgodnie z zamówieniem. |
| Organy publiczne i doradcy | Wykonanie obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych lub obrona roszczeń. |
§ 7. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy płatności, analityki, reklamy lub usług wspierających Serwis mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Administrator stosuje wobec takich transferów zabezpieczenia wymagane przez RODO, z uwzględnieniem regionów, podwykonawców i umów dostawców.
Jeżeli transfer poza EOG występuje, Administrator zastosuje odpowiedni mechanizm przewidziany w RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm dopuszczony prawem, wraz z dodatkowymi środkami, jeśli są wymagane.
W odniesieniu do podmiotów objętych EU–US Data Privacy Framework możliwe jest wykorzystanie tego mechanizmu w zakresie, w jakim dany podmiot jest aktualnie certyfikowany. W pozostałych przypadkach Administrator stosuje standardowe klauzule umowne oraz przeprowadza ocenę transferu. Informacje Komisji Europejskiej: EU–US Data Privacy Framework
oraz standardowe klauzule umowne
Na żądanie osoba, której dane dotyczą, może otrzymać dodatkowe informacje o zastosowanych zabezpieczeniach, o ile nie narusza to tajemnicy przedsiębiorstwa ani bezpieczeństwa usług.
§ 8. Okresy przechowywania danych
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do danego celu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, bezpieczeństwa, rozliczeń oraz możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
| Kategoria / zasób | Okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Anonimowa sesja i projekt | 30 dni od ostatniej aktywności | Po tym czasie dane projektu mogą zostać usunięte lub zanonimizowane zgodnie z procesem retencji. |
| Jednorazowy link powrotu do projektu | Do 30 dni | Token jest jednorazowy; w bazie przechowywany jest hash tokenu. |
| Zdjęcie źródłowe opłaconego zamówienia | 30 dni po realizacji | Okres uwzględnia potrzeby obsługi reklamacji i produkcji. |
| Master i plik produkcyjny | 180 dni po realizacji | Okres związany z realizacją zamówienia i obsługą ewentualnych roszczeń. |
| Wynik u dostawcy AI | Maksymalnie 24 godziny | Wynik powinien zostać zaimportowany niezwłocznie, a payload usunięty zgodnie z możliwościami dostawcy. |
| Rotowany hash adresu IP | 90 dni | Surowy adres IP nie jest przechowywany jako zapis aplikacyjny. |
| Dane zamówienia, płatności i zakupów kredytów | Co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | Okres wynika z obowiązków podatkowych i dowodowych; dłużej, jeżeli trwa postępowanie lub istnieje roszczenie. |
| Dane do faktur i dokumentacja księgowa | Minimum 5 lat od początku roku następującego po właściwym roku obrotowym, a przy dłuższym obowiązku - przez ten dłuższy okres | Uwzględnia obowiązki rachunkowe i podatkowe, w tym przechowywanie dowodów księgowych oraz przedawnienie zobowiązań podatkowych. |
| Dowody zgód: marketing, analityka i portfolio | Do wycofania zgody lub zakończenia celu; po wycofaniu przez okres niezbędny do wykazania zgodności i obrony roszczeń | RODO nie ustanawia jednej stałej liczby lat; zakres po wycofaniu powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. |
Przyjęte okresy przechowywania dokumentacji zamówień, płatności, faktur i ksiąg uwzględniają obowiązki podatkowe i rachunkowe. Jeżeli przepisy lub trwające postępowanie wymagają dłuższego przechowywania, dane są przechowywane przez ten dłuższy okres.
Punktem odniesienia dla minimalnych terminów są art. 74 ustawy o rachunkowości oraz art. 70 Ordynacji podatkowej:ustawa o rachunkowości
oraz Ordynacja podatkowa
Jeżeli prawo wymaga dalszego przechowania określonych danych, usunięcie może zostać zastąpione ograniczeniem dostępu lub anonimizacją w zakresie dopuszczalnym technicznie i prawnie.
§ 9. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach określonych przepisami możesz żądać:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
- usunięcia danych, jeżeli zachodzi podstawa prawna do ich usunięcia,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
Żądanie można wysłać na kontakt@vankoth.pl. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości i ochrony danych przed osobą nieuprawnioną. Odpowiedź jest udzielana co do zasady w ciągu miesiąca; termin może zostać przedłużony w przypadkach przewidzianych RODO, o czym osoba zostanie poinformowana.
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można zgłosić w dowolnym momencie, a po jego zgłoszeniu dane nie będą przetwarzane do tego celu.
§ 10. Profilowanie i decyzje automatyczne
Serwis analizuje aktywność użytkownika na potrzeby statystyki, pomiaru kampanii lub marketingu po udzieleniu odpowiedniej zgody i w zakresie zgodnym z konfiguracją zgód.
Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
W przypadku zmiany sposobu działania Serwisu Administrator przekazuje wymagane informacje dotyczące logiki, znaczenia i przewidywanych konsekwencji takiego przetwarzania.
§ 11. Cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w zakresie koniecznym do działania oraz - po uzyskaniu zgody - w celu analityki, pomiaru kampanii i marketingu.
| Rodzaj | Cel | Podstawa |
|---|---|---|
| Niezbędne | Zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, obsługa koszyka, logowanie | Prawnie uzasadniony interes (nie wymagają zgody) |
| Funkcjonalne | Zapamiętywanie preferencji (język, waluta, ostatnio oglądane) | Zgoda użytkownika |
| Analityczne | Zbieranie statystyk, analiza zachowań, optymalizacja Serwisu | Zgoda użytkownika |
| Marketingowe | Personalizacja reklam, remarketing, śledzenie konwersji | Zgoda użytkownika |
Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce. Serwis udostępnia także łatwo dostępny panel zarządzania zgodami, umożliwiający zaakceptowanie lub odrzucenie analityki w sposób równie prosty.
§ 12. Zdjęcia źródłowe i wykorzystanie portretu w portfolio
- Zdjęcie źródłowe jest wykorzystywane do wykonania usługi tworzenia portretu i jest przechowywane w prywatnym zasobie z dostępem ograniczonym do uprawnionych procesów.
- Zdjęcie źródłowe nie jest objęte zgodą na portfolio. Nie będzie publikowane w portfolio na podstawie zgody opisanej w tym paragrafie.
- Wykorzystanie wygenerowanego podglądu, portretu lub pliku końcowego w portfolio albo materiałach promocyjnych wymaga osobnej, dobrowolnej zgody. Zgoda nie obejmuje zdjęcia źródłowego, imienia i nazwiska, adresu e-mail, adresu dostawy ani innych danych pozwalających zidentyfikować klienta.
- Zgoda na portfolio nie jest warunkiem skorzystania z kreatora, otrzymania podglądu ani zakupu.
- Zgodę na portfolio można wycofać w dowolnym momencie. Po jej wycofaniu Administrator nie wykorzystuje materiału w nowych publikacjach i usuwa opublikowany materiał w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe.
§ 13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności:
- prywatne zasoby plików i dostęp dopiero po sprawdzeniu uprawnień,
- krótkotrwałe, podpisane linki do źródeł i podglądów; linki produkcyjne są przeznaczone wyłącznie dla uprawnionego procesu operatora,
- przekodowanie przesłanych obrazów i usuwanie metadanych EXIF przed przechowaniem,
- haszowanie tokenów sesji, linków i adresów IP zamiast przechowywania ich w postaci jawnej,
- ograniczenie dostępu do danych według roli i procesu,
- walidację typu, zawartości, rozmiaru i wymiarów uploadu przed zapisem,
- ograniczanie danych w logach; w szczególności bez surowych adresów IP, promptów, cookies, tokenów, podpisanych URL-i i payloadów dostawców.
Żaden kanał transmisji ani sposób przechowywania nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia ochrony danych Administrator postępuje zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO.
§ 14. Zmiany Polityki prywatności
- Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany funkcji Serwisu, dostawców, podstaw prawnych, retencji, cookies lub sposobu przetwarzania zdjęć i portretów.
- Nowa wersja będzie opublikowana w Serwisie pod adresem vankoth.pl/pl/polityka-prywatnosci. W dokumencie wskazuje się datę wejścia w życie i numer wersji.
- Jeżeli zmiana wymaga ponownej zgody lub dodatkowego poinformowania użytkowników, Administrator przeprowadzi odpowiednie działania przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania.
§ 15. Kontakt
W sprawach dotyczących tej Polityki prywatności, danych osobowych, zgód, cookies oraz realizacji praw skontaktuj się z Administratorem:
KONTAKT
SWEEP LABS Marcin Bernad ul. Stefana Jaracza 3/7, 50-305 Wrocław E-mail: kontakt@vankoth.pl
Data wejścia w życie: 30 sierpnia 2026 r.